为了加强教育技术中心(以下简称中心)档案管理,提高中心管理水平,推动办公自动化和档案管理科学化,依据学校的有关规章制度,特制定本规定。
一、建档目的
档案是中心的重要信息资料,是对过去事项的重要纪录,对规范管理、总结经验、指导今后工作等具有重要意义。
二、管理职责
1、中心办公室为档案管理的主要负责单位,其主要职责是:文件的收、发;文件的传送和交回;文件的立卷和保管。
2、中心办公室主任为档案管理总负责人。若中心办公室主任缺位,中心将另外指定专人负责。
3、档案管理负责人指定专人负责文件的收、发和递送,并由专人将文件资料分类、编目、立卷和保存。
4、档案的收、发和保管人员必须认真履行岗位职责,确保档案的清洁、整齐和完整。并妥善保存好档案的交接、查阅和外借的全部记录。
5、所有文件资料的交接,都必须保存书面的交接记录。记录内容至少包括如下几项:交接日期、时间、文件资料目录清单和交接双方签字。
6、所有文件资料的出借,都必须保存书面出借记录。记录内容至少包括如下几项:出借日期、时间、文件资料目录清单、负责人同意出借的批文、借阅方抵押的证件类型和信息,以及借阅方签字。
三、中心档案类别
1.中央、教育部、省市等上级文件
2.学院党政文件
3.中心请示、报告文件
4.中心评建文件
5.规章制度
6.部门职责及岗位职责
7.部门工作流程
8.技术合同文件
9.设各技术文档资料
10.设各维修反馈单据
11.部门固定资产帐目
12.会议记录
13.工作计划和工作总结
14.项目规划、立项和结项文档资料
15.实验课程建设文档资料
16.其它
四、保管期限:
一般资料保管5年;财产类保管到报废后的5年。
五、档案资料的查询和出借
1、需要查询中心档案者，必须事先提交书面申请,并经过档案管理负责人审批通过后方可查阅。
2、档案查阅者在查阅档案过程中,须听从档案管理员的指挥,保持档案的清洁和完整。
3、对允许查阅者复印的普通档案,可外借。但外借者必须以身份证、工作证或学生证等有效证件为抵押,并在当天归还全部外借的档案。
4、对需外借中心档案超过一个工作日者,必须事先提交书面申请,并经过中心主任审批同意后方可外借。
六、违规处罚
1.对违反本规定的中心工作人员,将视其情节给予相应的行政处分;对造成经济损失者,将追究其相应的经济责任。'
2.对违反本规定的档案查阅人员,借阅、直至永久禁止借阅的处罚;将追究其相应的经济责任。
七、本规定由教育技术中心负责解释。
八、本规定自颁布之日起实施。
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